Buku Manual / Menurut meja Anda
Untuk Direksi
Bab ini ditulis untuk dibaca dalam sepuluh menit, dan sengaja memuat daftar hal yang belum ada -- karena itu yang biasanya baru ketahuan setelah kontrak ditandatangani.
Isi bab
Keputusan yang sebenarnya diambil
Memilih Billira bukan sekadar memilih perangkat lunak. Yang dipilih adalah model kepemilikan: sistem billing berjalan di komputer milik PAM, kodenya terbuka, dan tidak ada pihak luar yang bisa mengunci data atau menaikkan harga sepihak karena PAM sudah terlanjur bergantung.
Konsekuensi yang perlu diterima bersamaan dengan itu: PAM memikul tanggung jawab operasionalnya sendiri -- ada yang merawat, mencadangkan, dan menyimpan kunci enkripsi. Tidak ada vendor yang bisa disalahkan bila cadangan tidak pernah dibuat. Bagi PAM tanpa satu pun staf teknis, ini pertimbangan serius, dan layanan implementasi ada justru untuk itu.
Apa yang gratis, apa yang dibayar
Perangkat lunaknya gratis dan akan tetap begitu, di bawah lisensi AGPL-3.0. Tidak ada versi komunitas dan versi premium; tidak ada fitur yang ditahan di balik pembayaran. Perhitungan tagihan, pemeriksaan konsistensi uang, dan akses ke data pelanggan selamanya ada di dalam lisensi.
Yang berbayar adalah jaminan di sekitarnya: implementasi dan migrasi data, rilis yang didukung, waktu tanggap berkontrak untuk cacat yang menyentuh uang, dan pendampingan saat pemeriksaan. Rincian dan kisaran harganya ada di Lisensi & Dukungan.
Layanan berbayar itu belum dibuka. Kisaran harga dicantumkan supaya bisa masuk rencana anggaran lebih dulu -- anggaran BUMD disusun setahun sebelumnya, dan harga yang baru muncul saat penawaran datang berarti menunggu satu siklus anggaran lagi.
Kenapa angkanya bisa dipertanggungjawabkan
Sistem billing air menghitung uang warga dan uang publik. Ini yang dilakukan Billira supaya angkanya bertahan saat dipertanyakan:
Uang tak pernah pecahan
Seluruh nilai uang disimpan sebagai bilangan bulat sen. Pembulatan hanya terjadi sekali, di total, dan selisihnya dicatat tersendiri -- bukan menghilang diam-diam seperti yang mudah terjadi di spreadsheet.
Koreksi selalu berjejak
Catatan uang tidak pernah disunting di tempat. Membatalkan atau memindahkan setoran menambah entri baru yang menjelaskan koreksinya, sehingga riwayat lengkapnya tetap ada.
Pemisahan wewenang
Petugas yang merekam bacaan tidak boleh memvalidasinya sendiri. Kasir yang keliru menerima setoran tidak boleh mengoreksinya sendiri -- itu wewenang admin. Ditegakkan sistem, bukan sekadar diatur di SOP.
Pemeriksaan otomatis
Sembilan pemeriksaan konsistensi uang berjalan sendiri setiap aplikasi dinyalakan dan setiap sesudah billing dijalankan. Bila ada yang tidak cocok, admin diberi tahu -- tidak menunggu sampai pelanggan yang protes.
Klaim itu diuji, bukan sekadar dinyatakan. Beberapa yang bisa diperiksa sendiri saat kode dibuka:
- Ratusan pengujian otomatis dijalankan setiap kali kode berubah, dan perubahan yang menurunkan cakupan pengujian ditolak secara otomatis.
- Simulasi satu PAM utuh -- ribuan pelanggan selama dua tahun periode tagih -- dijalankan dengan pemeriksaan konsistensi uang di setiap periode.
- Uji pemadaman mendadak: proses dimatikan paksa di tengah billing run untuk memastikan tidak ada tagihan yang tertinggal setengah jadi.
- Kinerja diuji dengan ambang yang bila terlampaui menggagalkan rilis -- bukan diukur sekali lalu dilupakan.
Saat BPK atau inspektorat datang
Yang biasanya ditanyakan pemeriksa adalah: siapa mengubah angka ini, kapan, atas dasar apa, dan siapa yang menyetujui. Billira menyimpan jawabannya karena catatannya memang tidak bisa dihapus: setiap pembatalan setoran, pemindahan setoran, pembatalan tagihan, dan pembukaan ulang bacaan tercatat lengkap dengan pelakunya, nilai lama, dan nilai barunya. Pembatalan setoran pada hari yang kasnya sudah ditutup bahkan mewajibkan nama penyetuju.
Batas jujur soal ini: catatannya tersimpan lengkap, tetapi belum ada layar untuk membacanya dan belum ada modul laporan maupun ekspor. Saat ini, menyajikannya kepada pemeriksa masih memerlukan bantuan teknis. Ini bagian yang paling perlu diperbaiki sebelum Billira layak dipakai PAM tanpa pendampingan.
Yang belum ada -- baca sebelum memutuskan
Daftar ini ada supaya tidak jadi kejutan di tengah implementasi. Semuanya adalah keadaan hari ini, bukan penolakan permanen.
| Belum ada | Artinya bagi PAM |
|---|---|
| Modul laporan dan ekspor | Tidak ada laporan yang bisa dicetak atau diunduh; yang ada baru layar-layar operasional. Kebutuhan laporan berkala masih memerlukan bantuan teknis. |
| Impor data dari sistem lama | Belum ada perkakas migrasi. Memindahkan data pelanggan dari sistem berjalan adalah pekerjaan yang harus direncanakan tersendiri. |
| Layar pengubah tarif | Halaman tarif hanya bisa dilihat dan disimulasikan. Menyesuaikan tarif dengan peraturan yang berlaku masih memerlukan bantuan teknis. |
| Cicilan tunggakan | Kesepakatan angsuran bagi pelanggan menunggak belum bisa dicatat sistem. |
| Penghapusan piutang | Write-off piutang tak tertagih belum ada jalurnya. |
| Keringanan atau subsidi massal | Kebijakan potongan menyeluruh -- misalnya keringanan saat bencana -- belum bisa dijalankan sekaligus. |
| Daftar penunggak & umur piutang | Tunggakan bisa dilihat per pelanggan, tetapi belum ada rekapitulasi seluruh PAM maupun analisis umur piutang. |
Selain itu, cakupan produk memang sengaja dibatasi: tidak ada GIS, kepegawaian, persediaan, meter pintar, maupun portal pelanggan yang menghadap internet. Alasannya ada di Cara Kerja -- singkatnya, lebih baik sempit dan bisa diandalkan pada bagian yang menyangkut uang, daripada luas dan tidak bisa dipercaya di mana pun.
Kapan Billira bukan pilihan yang tepat
- Bila PAM butuh sistem terpadu penuh -- keuangan, kepegawaian, aset, GIS dalam satu paket. Billira hanya mengerjakan inti billing, dan tidak berencana melampaui itu.
- Bila tidak ada satu pun orang yang bisa ditugasi merawatnya, dan tidak ada anggaran untuk pendampingan. Sistem yang tidak pernah dicadangkan adalah risiko, bukan penghematan.
- Bila migrasi harus selesai bulan depan. Perkakas impor data belum ada; perpindahan yang benar butuh periode berjalan paralel sampai angkanya cocok.
- Bila yang dicari adalah layanan cloud siap pakai. Billira tidak menyediakannya, dan itu keputusan permanen -- bukan "belum".
Yang perlu disiapkan PAM
- Satu komputer yang menyala dan dicadangkan. Tidak perlu peladen mahal; yang perlu adalah yang benar-benar dirawat.
- Penunjukan siapa yang memegang kunci enkripsi. Kunci hilang berarti data hilang. Ini keputusan tata kelola, bukan keputusan teknis.
- Kejelasan peran. Siapa admin, siapa petugas, siapa kasir. Pemisahan itu hanya bermakna bila di dunia nyata orangnya memang berbeda.
- Kesediaan menjalankan periode paralel. Menjalankan sistem lama dan Billira berdampingan selama dua-tiga siklus sampai angkanya cocok adalah cara paling aman berpindah.
Cara tercepat menilai sendiri: buka demonya, masuk sebagai admin, lalu telusuri satu siklus tagih dari awal sampai kas ditutup.