Buku Manual / Menurut meja Anda
Untuk Billing
Pekerjaan sehari-hari petugas baca meter dan kasir loket -- termasuk apa yang harus dilakukan ketika keadaannya tidak sesederhana buku petunjuk.
Isi bab
Siapa boleh mengerjakan apa
Pembagian ini bukan sekadar aturan tertulis -- sistem menolak permintaan yang di luar wewenang, bahkan bila alamat halamannya diketik langsung.
Hari-hari petugas baca meter
Setelah admin membuka periode baru, layar baca meter berisi seluruh sambungan yang perlu dibaca pada periode itu.
Buka periode yang sedang berjalan
Daftar sambungan muncul dengan penanda mana yang belum dibaca dan mana yang perlu perhatian.
Masukkan angka meter apa adanya
Cukup angka yang tertera pada meter saat ini. Angka periode lalu tidak perlu -- dan memang tidak bisa -- diketik ulang; sistem mengambilnya sendiri dari periode sebelumnya. Ini menutup celah rantai angka meter diubah di tengah jalan.
Perhatikan tanda yang muncul
Bacaan yang ganjil langsung ditandai: lonjakan, anjlok, nol beruntun, atau mundur. Tanda bukan tuduhan salah -- ia penunjuk agar yang memvalidasi memeriksanya lebih dulu. Bila Anda tahu sebabnya di lapangan (misalnya rumah kosong ditinggal mudik), sampaikan itu ke admin.
Ketika meter tidak sesederhana itu
Meter tidak bisa dibaca
Rumah terkunci, meter terendam, anjing galak. Jangan mengarang angka dan jangan mengosongkannya -- pakai estimasi. Sistem menghitung taksiran dari rata-rata beberapa periode tervalidasi terakhir, dan alasannya wajib diisi.
Estimasi berturut-turut dibatasi. Ketika akhirnya meter terbaca lagi, sistem melakukan rekonsiliasi: pemakaian nyata dikurangi yang sudah terlanjur ditagih lewat estimasi, sehingga total meter kubik yang dibayar pelanggan tetap sama persis dengan yang ditunjukkan meternya. Pelanggan tidak dirugikan, PAM tidak kehilangan.
Meter sudah diganti
Bila Anda tiba dan meternya sudah bukan yang lama, gunakan pencatatan ganti meter. Satu perekaman mencakup dua ruas sekaligus: pemakaian pada meter lama sampai ia dilepas, dan pemakaian pada meter baru sejak dipasang. Tanpa ini, meter baru yang mulai dari nol akan terbaca seolah pemakaiannya anjlok drastis.
Bacaan mundur tidak pernah ditagih. Bila angka meter lebih kecil dari sebelumnya dan itu bukan karena meter melewati putaran penuh, sistem tidak akan menagihkan pemakaian negatif. Bacaan itu ditandai untuk diperiksa manusia.
Meja validasi
Bacaan yang baru direkam berstatus draf dan belum ikut dihitung jadi tagihan. Admin meninjaunya lebih dulu.
- Ada penyaring khusus untuk menampilkan hanya bacaan bertanda anomali -- inilah antrean yang perlu dikerjakan lebih dulu.
- Bacaan bisa diterima, atau ditolak untuk dibaca ulang petugas.
- Bacaan yang sudah divalidasi masih bisa dibuka ulang bila ternyata keliru, selama periodenya belum dijalankan -- dan alasannya wajib diisi, tercatat lengkap dengan nama pembukanya.
Menjalankan billing
Setelah bacaan beres, admin menerbitkan tagihan satu periode sekaligus. Tiga hal yang perlu diketahui:
- Lihat pratinjau lebih dulu. Pratinjau menunjukkan berapa yang akan ditagih, berapa yang belum siap, dan perkiraan totalnya -- tanpa menulis apa pun.
- Utuh atau batal sama sekali. Bila ada yang gagal di tengah, tidak ada satu pun tagihan yang terbit separuh. Bila total saat dijalankan menyimpang dari pratinjau yang barusan dilihat melebihi ambang yang sangat kecil, seluruh proses dibatalkan sebelum apa pun ditulis.
- Loket berhenti melayani selama proses ini. Untuk ukuran PAM yang jadi sasaran produk ini jedanya hanya hitungan detik, tapi tetap: jalankan di luar jam layanan, dan beri tahu kasir sebelumnya.
Satu periode tidak bisa dijalankan dua kali. Tagihan yang keliru dibatalkan, bukan dihitung ulang di tempat.
Hari-hari kasir di loket
Cari pelanggan
Berdasarkan nama atau kode pelanggan. Hasilnya muncul sambil Anda mengetik.
Periksa panel bayar
Menampilkan saldo pelanggan, penanda bila menunggak, dan daftar tagihannya beserta status lunas atau belum.
Terima pembayaran
Masukkan jumlah uang yang diterima. Struk keluar berisi nomor struk, jumlah dibayar, uang diterima, kembalian, sisa tunggakan, waktu, dan nama Anda -- dan bisa dicetak langsung.
Setoran dipakai melunasi tagihan tertua lebih dulu. Membayar lebih dari tagihan tidak masalah: kelebihannya tercatat sebagai saldo yang mengurangi tagihan berikutnya.
Tombol bayar tertekan dua kali tidak berbahaya. Sistem mengenali bahwa itu setoran yang sama dan tidak mencatatnya dua kali. Nomor struk pun tidak terbuang, sehingga urutannya tetap rapat tanpa lompatan -- hal yang biasanya ditanyakan pemeriksa.
Tutup kas
Di akhir shift, kasir menutup kas: sistem menampilkan total penerimaan menurut catatannya, Anda memasukkan jumlah uang fisik yang ada, dan selisihnya dicatat apa adanya.
- Selisih tidak disembunyikan dan tidak dipaksa nol. Tindak lanjutnya urusan manusia, tapi angkanya tercatat jujur.
- Satu kasir hanya bisa menutup kas sekali per hari, dan tidak bisa dibuka ulang.
- Total yang dihitung sistem berdasar siapa yang benar-benar login saat menerima setoran, bukan berdasar nama yang diketik -- sehingga dua staf bernama sama tidak tertukar.
Ketika terjadi kekeliruan
Kekeliruan setoran pasti terjadi cepat atau lambat. Yang penting adalah bagaimana ia diperbaiki.
Perhatikan pola yang sama di ketiganya: kasir yang membuat kekeliruan bukan orang yang memperbaikinya. Ini bukan soal tidak percaya kepada kasir -- ini kontrol internal standar yang justru melindungi kasir, karena setiap koreksi berjejak siapa yang menyetujuinya.